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湖南省企業養老保險經辦機構內部控制規定(試行)

湖南省企業養老保險經辦機構內部控制規定(試行)

来源: 市政府门户网站日期:2017-11-22 10:24
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第一章  总则

第一条  为加强我省企业养老保险经办机构(以下简称经办机构)内部管理与监督,防范和化解社会保险基金运行风险,规范社会保险管理服务工作,确保社会保险基金安全,促进我省社会保险事业健康发展,根据劳动和社会保障部《社会保险经办机构内部控制暂行办法》等国家规定,结合我省实际,制定本规定。

第二条  本规定所称的内部控制是指经办机构对系统内部职能部门及工作人员从事企业基本养老保险管理服务工作及业务行为进行规范、自律、监控和评价的方法、程序、措施的总称。

第三条  本规定依据合法性、完整性、制衡性、有效性、适应性、预防性的原则,对我省经办机构的各项经办业务实施全过程的控制和监督。所有部门、岗位、人员,所有业务操作环节都置于内部控制范围内。

第四条  本规定对内部控制过程中的组织机构控制、业务运行控制、基金财务控制、信息系统控制的管理与监督等内容分别做出具体要求。

第五条  全省各级经办机构必须建立健全内部控制制度,负责组织实施本地区经办机构内部控制的监督检查,并保证内控制度的有效执行。经办机构稽核部门或岗位负责本级的内部控制工作。上级经办机构对下级经办机构的内部控制工作进行指导、监督和检查。

第六条  在全省经办机构系统内建立运作规范、管理科学、监控有效、考评严格的内部控制体系,全面提高社会保险政策法規和各项规章制度的执行力,确保基金的安全运行。

第七条  本规定适用于全省各级企业职工基本养老保险经办机构。

第二章  组织机构控制

第八条  组织机构按照劳动保障部社保中心基本养老保险业务经办规程设置。社会保险登记、缴费基数审核与征缴、个人账户管理、退休待遇审核与调整、待遇支付与退休人员领取基本养老金资格认证、退休人员社会化管理、基金财务管理与基金运营、信息管理、稽核监督等设立工作部门或专项工作岗位。

第九条  制定科学的人事管理制度。科学设置各业务部门的经办岗位,明确各业务部门工作职能、岗位职责、工作程序、工作标准、考核办法及具体要求。应建立各岗位工作人员定期轮岗制度。

第十条  建立明确的领导授权控制制度。经办机构应对本单位业务办理过程中需要审批的事项、权限、程序、范围和监督等作出明确规定。任何部门和个人不得超越范围、程序和权限办理业务。

第十一条  涉及经办机构业务工作管理的重大事项,应认真调查研究,按照规定的程序决策,报同级劳动保障行政部门决定。

第十二条  经办机构要制定年度培训计划,定期对各业务岗位人员进行业务培训和考核。

第三章  业务运行控制

第十三条  按规定程序审定业务经办事项。经办机构的各项业务按经办业务流程办理,由业务部门或经办机构负责把关。信息和数据必须经两个以上业务岗位审查之后才能进入信息系统。

第十四条  实行办事公开制度。社会保险政策、业务流程、参保单位需提交的审核资料、部门工作职能、岗位人员职责、每项业务的办理时限、内容、经办人等应公开透明,通过上网、上墙等方式向社会公布。

第十五条  建立档案资料保管和借阅制度。经办业务的原始资料和办理过程中涉及经办人员、业务部门负责人、经办机构负责人审批签字的相关资料,由业务部门定期整理归档。

第十六条  社会保险登记部门或岗位负责参保单位信息管理。

(一)按規定辦理單位參保、變更和注銷登記、社會保險年度驗證、提供參保單位或職工的參保繳費證明。

(二)新參保單位辦理參保登記時,經辦人員應爲其設立參保賬戶,確定單位收繳、撥付賬戶的建立時間和收繳、撥付測算的權限。

(三)企業破産、關閉或改制時,必須清償養老保險欠費,辦結參保人員養老保險關系轉移手續後,方可進行注銷登記。注銷登記後,封存參保單位的業務資料並停止辦理業務事項。

(四)經市、州以上勞動保障行政部門授權辦理個體工商戶和靈活就業人員參保繳費的單位,參照社會保險登記的要求和程序進行登記。

第十七条  征缴部门或岗位负责按月征收养老保险费。

(一)年度繳費基數審核時,由經辦人員根據規定,對參保單位報送的相關資料進行初審,部門負責人複審。人數較多或情況特殊的單位應報經辦機構負責人審批。按程序和權限審定的繳費基數方可錄入信息系統。

(二)根據年審核定的繳費基數和當月人員增減異動情況,按月測算和確定各參保單位當期養老保險費的應繳數額。制定和下達參保單位月養老保險征繳計劃,並按計劃及時征收養老保險費。月征繳計劃同時抄送相關領導和相關部門。

(三)單位補繳養老保險欠費時,計算的利息和滯納金由信息系統自動生成。

(四)對無力繳納養老保險費並提出緩繳報告的單位,經同級勞動保障行政部門審批同意後,可以辦理不超過3個月期限的緩繳手續。逾期的,信息系統自動進行斷保處理,不再進行收繳測算。

(五) 业务系统和财务系统必须关联控制。财务环节依据参保单位缴费单据和银行到账票据进行登账处理,信息系统自动记录单位和个人的缴费信息。

(六)稽核部門或崗位對參保單位的繳費人數和繳費基數進行稽核。稽核增加補繳的養老保險費,由征繳部門或崗位依據經辦機構下達的《社會保險稽核整改意見書》,在規定的時間內將補繳額錄入信息系統,並作相應處理。

第十八条  个人账户管理部门或岗位负责参保人员个人账户管理。

(一)辦理在職人員增減異動和變更個人賬戶業務。經辦人員對業務資料進行審核,按規定的審核程序,辦理個人賬戶建立、續保、停保等業務。情況特殊的在職人員異動報經辦機構負責人審批。

(二)根據個人賬戶記錄和基金轉移單,經辦人員對業務資料進行審核,按規定的審批程序,辦理個人賬戶的轉入、轉出、合並等手續。涉及統籌區域以外需要轉移基金的,須經財務部門或崗位複核後方可轉移資金。

(三)在職人員辦理統籌補繳、斷檔補繳、異動補繳、提前退休補繳時,經辦人員應根據政策規定,對參保單位(個人)提交的相關資料進行審核。涉及在職繳費人員有欠費的,不得虛記個人賬戶。

(四)依據政策規定設置參數,信息系統自動爲個人賬戶計息。

(五)定期向參保單位和個人發布個人賬戶信息。參保單位或個人對個人賬戶信息提出異議的,由經辦人員對相關資料進行審核。經查實,對確屬錯誤的信息,按規定的程序和時限進行修改。其中涉及出生時間、參加工作時間、視同繳費年限、繳費基數等重要信息的修改,必須經經辦機構負責人審批後進行修改,並保留修改前的記錄。

(六)在職職工死亡和其他符合政策需要終止繳費賬戶並退款的,經辦人員對單位或個人提交的相關資料進行審核,財務部門或崗位複核後方可辦理在職人員減少異動和退款手續。

第十九条  待遇审核部门或岗位办理离退休(职)人员待遇审核。

(一)縣以上勞動保障行政部門的職能機構會同經辦機構審核參保人員退休的相關資料,確認退休資格和待遇核算的信息指標。

(二)經過審核,符合退休條件的職工基本信息無誤的,由經辦人員辦理退休人員增加異動手續;發現辦理退休的在職人員基本信息有誤的,按信息修改程序進行信息修改。

(三)退休人員基本養老金等待遇由信息系統自動計算。

(四)按照國家和省的規定,對離退休人員基本養老金進行調整時,根據調整待遇政策規定的條件確定調待人員,進行預調並打印預調情況表。預調情況表應送參保單位或個人進行核對。離退休待遇調整彙總表必須整理歸檔。

(五)辦理離休人員生活費補助、勞動模範津貼、退休人員死亡喪葬費、個人賬戶余額繼承和達到退休年齡但不符合按月領取基本養老金條件的參保人員等相關待遇的支付時,必須由經辦人員初審、財務人員複審後,方可辦理支付手續。

第二十条  待遇发放部门或岗位办理离退休(职)人员待遇支付。

(一)每月編制基金支付計劃。支付計劃由系統自動測算的基本養老金和當月應預留的一次性撥付基金組成。支付計劃必須由待遇支付部門負責人或崗位初審,稽核、財務部門負責人或崗位人員複審,經辦機構主要負責人審批後執行。

(二)實行社會化發放的基本養老金,發放部門或崗位按月與委托發放的單位對賬,對出現的差錯及時報財務部門處理。

(三)對可疑死亡或失蹤,判刑收監或勞教收監的離退休人員應依據有關規定及時辦理暫停待遇支付手續。

第四章  基金财务控制

第二十一条  经办机构必须分设会计和出纳岗位。经办机构负责人不得兼任财会人员。出纳人员不得兼管稽核、会计档案的保管和收支项目、债权债务账目的登录工作。基金财务人员和业务人员不得相互兼任,也不得直接接触现金。

第二十二条  明确财务人员岗位职责。审核岗位必须认真审核原始凭证。出纳岗位必须复核后方可办理业务。记账岗位必须审核无误后才能登账。财务负责人负责指导、督办和抽查。每个岗位均需签字,并留存签字的样本。

第二十三条  严格规范养老保险基金银行账户的开设(变更、注销)程序。基金开户银行必须在同级劳动保障行政部门和财政部门共同认定的国有(国有控股)商业银行中开设。在同一国有控股商业银行只能开设一套基金账户。选择开户银行时,经办机构的纪检监察部门、同级劳动保障行政部门的基金监督、财务、纪检监察等职能机构应参与并监督。

第二十四条  养老保险基金必须按规定纳入财政专户,实行收支两条线管理,专款专用。统筹基金与做实个人账户基金不得相互挤占。收入户只能归集养老保险缴费及银行利息,所存资金只能划拨财政专户。支出户只能接受财政专户划拨资金,向指定账户拨付基本养老金等待遇。

第二十五条  建立基金支付控制制度。凡涉及基金支付款项,必须按规定的审批权限和程序办理。对于大额资金的调拨和涉及基金管理的重要事项,必须由相关部门或岗位人员会签,并有明确的文字记录或报告,经经办机构主要负责人审批,报同级劳动保障行政部门审定。

第二十六条  建立基金财务票据和印章管理制度。财务专用章与法定代表人私章必须分开保管。货币和有价证券的保管与账务处理相分离;空白财务专用票据的保管与使用相分离。

第二十七条  建立财务对账制度。必须建立经办机构财务的银行账与银行对账单的对账制度。按月核对债券、银行存单等票据与明细账,以及收入户、支出户、财政专户存款与银行对账单及财政明细账,并编制银行和财政余额调节表。总账与明细账核对时,应做到账证、账账、账表、账实相符。编制会计报表前,应完成各种财务对账。不定期安排非经办人核对银行账。

第二十八条  按照会计制度和财务管理制度的要求,定期组织财务基础工作、基金财务管理和财务会计控制的检查。

第五章 信息系统控制

第二十九条  严格按照国家和省社会保险信息系统建设标准进行信息系统建设,制定信息系统管理制度。省劳动保障厅信息中心会同省社保局信息系统管理部门编制《养老保险业务经办系统操作手册》,并提供完备的数据指标解释和操作说明。

第三十条  信息系统建设由省劳动保障厅统一规划、统一管理。经办机构应用信息系统,受同级劳动保障信息管理部门的指导。经办机构信息管理部门负责信息系统的日常维护、按规定设置和调整政策参数、赋予业务经办人员操作权限等工作。

第三十一条  劳动保障信息管理部门制定并实施数据库备份方案, 建立异地备份制度,确保数据安全。

第三十二条  信息系统自动对业务经办人员在业务操作过程中的信息录入、修改、删除、使用及操作者等进行详细记载,并保存日志记录。

經辦機構的稽核部門或崗位經常抽查日志記錄,對業務經辦工作實施有效的監督檢查。

第三十三条  业务经办部门严格按照部门职能和人员岗位职责提出信息系统操作使用权限的申请,由经办机构信息管理部门或岗位审核并报经办机构负责人审批后执行。

第三十四条  业务数据的修改,由业务经办人员按规定程序通过信息系统前台完成。因情况特殊确需通过修改程序进行操作的,由市州业务经办机构提出申请、同级信息管理部门审查同意,省社保局审批后,由省社保局信息管理部门和省劳动保障信息管理部门共同授权后,方可进行操作。

第三十五条 业务经办人员应严格按照规定做好登录密码的管理。严禁使用他人的用户名和密码进入计算机信息系统。

第三十六条  按照国家有关规定使用网络。对于涉密信息需要在网上传输的必须进行加密处理;业务经办网络应与公共网络实施物理隔离,严禁业务经办网络内的计算机以任何方式接入公网。

第三十七条  加强网络安全,防止黑客侵入,做好计算机病毒防护,防止计算机病毒侵蚀和蔓延。

第三十八条  建立机房和相关设备的管理制度。做好防火、防水、防盗、防尘、防静电、防磁、防雷击等工作,落实定期维护、故障处理、安全值班和人员出入登记等制度,确保设备的正常运转。

第六章 内部控制的管理与监督

第三十九条  稽核部门应履行内控的管理与监督职能,依照社会保险法规政策对经办机构内控制度的建立和执行情况进行检查和评估。经办机构内部控制的管理与监督,直接对经办机构主要领导负责。经办机构内部控制运行情况接受同级劳动保障基金监督部门和上级经办机构的监督。

第四十条  建立内部控制监督检查制度。制定年度检查计划,报同级劳动保障行政部门批准后执行。经办机构内控检查实行自查和互查相结合,检查至少每年度进行一次,特殊情况随时检查。

第四十一条  检查形式有日常检查、专项检查、年度综合检查等方式。

(一)日常檢查是根據年度工作計劃隨機按比例確定,按照內控制度要求,對經辦機構每一個業務環節進行檢查,辦理的各項業務項目必須手續到位、操作規範、資料齊全。

(二)專項檢查是根據經辦機構的工作重點和薄弱環節,或受同級勞動保障行政部門和上級經辦機構的委托,開展針對性地檢查。

(三)年度綜合檢查是每年對經辦機構執行社會保險政策、內控制度的建立與執行情況,以及內控制度的有效性進行全面的檢查和評估。

第四十二条  在内控检查中,稽核人员可以查阅和复制经办机构或部门的有关文件、资料;查看财务报表、资产、账簿、会计票据、凭证等;查看信息系统有关信息数据。对发生的违规违纪问题可以进行调查,并根据有关规定对违反内控制度的行为做出临时处置决定。

第四十三条  严格按照内审程序实施检查工作。

(一)根據檢查計劃,制定詳細的工作方案,報經辦機構主要負責人批准後,提前通知被檢查單位(部門)。

(二)依據法定權限查閱有關資料,調查核實有關情況,取得相關證據資料。檢查過程中要做好檢查筆錄。筆錄由稽核人員和被檢查單位(部門)負責人簽字或蓋章。

(三)檢查組要將檢查結果形成書面報告,報經辦機構主要負責人和同級勞動保障行政部門審定。報告要對內控制度運行的情況做出評價,對內部控制檢查中發現的問題提出整改措施和建議。檢查結果應及時反饋給被檢查單位(部門)。

(四)檢查結束後應將全部檢查資料整理歸檔,以備查閱。

第四十四条  各部门、岗位和业务环节应建立责任人差错追究制度,强化内部监督制约机制。

第四十五条  建立健全内部控制考评机制。内控考评工作由省统一组织,对经办机构的考评采取本级自评、上一级考评的形式进行。内控考评工作每年进行一次,可结合综合检查进行,考评时间为上年度。考评内容:

(一)經辦機構領導是否重視內控制度建設。包括經辦機構領導對內控制度建設的關注和要求,建立有利于控制風險的組織架構等內容。

(二)經辦機構是否制訂科學合理的內部控制制度,並按內部控制制度規定完善業務操作規程和崗位責任制。

(三)各項業務是否嚴格按照業務操作規程辦理,崗位責任制是否落實,是否存在濫用職權、徇私舞弊、玩忽職守等行爲。

(四)各項業務經辦環節中的手續是否完備,相關憑證是否真實有效,數據錄入是否完整准確,相關崗位之間的制約是否落實。

(五)基金的收支是否符合標准和規定;是否存在基金被貪汙、挪用、截留等現象。

第四十六条  建立奖惩制度。对内控管理好的经办机构进行表扬;对工作人员不遵守内部控制制度造成基金损失的,应视情况承担相应的赔偿责任;对直接负责的主管人员和其他直接责任人员,依法给予行政处分;构成犯罪的,依法追究刑事责任。

第四十七条  建立内控制度运行情况定期报告制度。经办机构每年年底前应将本地区内部控制工作总结报送上一级经办机构和同级劳动保障行政部门。总结应全面反映年度内部控制工作情况,重点反映内控制度建设存在的问题和典型案例。内控制度建设和执行情况作为单位年终考核的重要内容。

第七章  附则

第四十八条  本规定由省社会保险管理服务局负责解释。

第四十九条  本规定如与今后的国家规定相抵触,按国家规定执行。

第五十条  本规定自发布之日起执行。

附件:

1、湖南省企業養老保險經辦工作“五必須”和“五不准”規定

2、湖南省企業養老保險經辦工作重點環節內部控制表

附件1:

湖南省企業養老保險經辦工作“五必須”和“五不准”規定

一、經辦機構“五必須”規定

1、業務系統必須與財務系統關聯。

2、各項業務必須有兩個以上崗位經辦。

3、財務會計、出納必須分設。

4、財務必須與銀行、財政及時對賬。

5、經辦網絡必須與公共網絡分離。

二、經辦機構“五不准”規定

1、經辦機構主要負責人不准兼任財會崗位職責。

2、業務人員和基金財務人員不准直接接觸現金。

3、財務崗位與業務崗位不准相互兼任。

4、財務印鑒不准由一人保管。

5、任何人員不准越權辦理業務。

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